страница 1 |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие работы
|
Техническое задание на закупку услуг для внедрения модулей «Организационно-распорядительная - страница №1/1
![]() ![]() ![]()
Техническое задание на закупку услуг для внедрения модулей «Организационно-распорядительная документация» и «Учет хозяйственных договор» в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» в ЗАО «Группа компаний «Медси» Содержание 1 1.Введение 2 1.1.Назначение документа 3 1.2.Резюме 4 1.3.Определения и сокращения 5 2.Общее описание 6 2.1.Описание Системы 7 2.1.1.Цели и задачи Системы 8 2.1.2.Модули Системы 9
3.1.1.Общие требования 14 3.1.2.Требования к организационной структуре 31 3.1.3.Требования к документообороту входящих документов 35 3.1.4.Требования к документообороту исходящих документов 40 3.1.5.Требования к документообороту внутренних документов 46 3.1.6.Требования к документообороту организационно-распорядительных документов (ОРД) 53 3.1.7.Требования к документообороту договоров 60 3.1.8.Требования к контролю исполнения заданий 69
3.2.1.Требования к регламентам и нормативной документации 79 3.2.2.Требования к интеграции 81 3.2.3.Требования к безопасности 83 3.2.4.Требования к гарантийному обслуживанию 84 3.2.5.Требования к выполнению работ 88 3.2.6.Требования к аппаратному и программному обеспечению 92 3.2.7.Требования к срокам реализации проекта 96 3.2.8.Требования к Интегратору 97 3.2.9.Требования к коммерческому предложению 98 1.Введение1.1.Назначение документа Назначение настоящих Технических требований к «Системе электронного документооборота» ЗАО «Группа компаний «Медси», именуемой в дальнейшем Заказчик, состоит в описании требований к информационной системе. В настоящих Технических требованиях отражено следующее:
1.2.Резюме Данный документ представляет собой Технические требования к «Системе электронного документооборота» ЗАО «Группа компаний «Медси». Указанные Технические требования содержат в себе информацию по следующим разделам:
1.3.Определения и сокращения
2.Общее описание 2.1.Описание Системы 2.1.1.Цели и задачи Системы Целью разработки и внедрения Системы является формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины в общем отделе по обработке входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений в ЗАО «Группа компаний «Медси» (далее Общество); формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины при согласовании и заключении хозяйственных договоров Общества; обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий договоров; сокращение трудозатрат, ошибок пользователей при вводе информации о подразделениях, контрагентах, договорах в информационные системы. . Система должна решать следующие задачи: Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений Общества; Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде; Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов; Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям; Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте; Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов; Предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль; Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений. Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям; Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий; Обеспечить интеграцию с учетными системами Общества в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов; Обеспечить безопасность и доступность сервиса. 2.1.2.Модули Системы Система должна состоять из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам: «Организационная структура» (ОС) - описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения. «Входящие документы» (ВхД) - прием, обработка, регистрация, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции. «Исходящие документы» (ИсхД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, рассылка и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции. «Внутренние документы» (ВнД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение внутренних документов. «ОРД» (ОРД) - подготовка, согласование, регистрация, хранение и отмена организационно-распорядительных документов. «Договоры» (Д) - подготовка, согласование, регистрация, хранение договоров. «Контроль исполнения» (КИ) – учет, контроль исполнения заданий и подготовка обзорно-аналитический материалов. 2.2.Функции программного продукта Система должна обеспечивать выполнение следующих функций: Создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в Системе; Обработка и хранение электронных копий документов; Ведение справочников шаблонов типовых документов; Настройка маршрутов и участников согласования; Согласование документов; Делегирование прав (переназначение) и замещение сотрудников при работе с документами; Формирование и контроль исполнения поручений; Проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений; Обновление/сверка сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий; Настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков); Поиск документов по различным критериям; Ведение справочников; Мониторинг событий в Системе. 2.3.Общие ограничения
3.Специфические требования 3.1.Функциональные требования к Системе 3.1.1.Общие требования 3.1.1.1.Система должна быть построена на основе Workflow-технологии и поддерживать следующий функционал: моделирование бизнес-процессов; видоизменение бизнес-процессов; управление ролевым доступом; версионность процессов; контроль версионности документов (check in/check out); настройка маршрутов согласования (как последовательного, так и параллельного); уведомление пользователей о приближении или наступлении назначенных сроков; статистика, мониторинг, аудит данных; отчетность; поиск информации по заданным критериям. 3.1.1.2.Система должна поддерживать кластерный режим на уровне бизнес-приложений, позволяющий Системе работать непрерывно и без потери данных в случае сбоя в работе основного сервера; 3.1.1.3.В Системе должен быть реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме помещать документы и связанные с ними копии первичных документов в текущую Систему. В рамках создания электронного архива необходимо решить следующие задачи: категоризация документов в архиве и ведение номенклатуры дел; автоматическое помещение делопроизводственных документов в архив после окончания их обработки; создание передаточных описей; фондирование документов; протоколирование операций чтения; контроль выдачи на руки и уничтожения; поддержка версионности для документов. 3.1.1.4.Система должна предоставлять пользователю единый механизм поиска вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации; 3.1.1.5.В Системе должна быть возможность установки связи между входящими, исходящими и внутренними документами; 3.1.1.6.В Системе должен быть реализован механизм делегирования прав и замещения при работе с документами – возможность предоставления постоянного или временного доступа (для просмотра, согласования, редактирования - то есть все возможности сотрудника, который делегировал свои права) к документам для всех участников данного процесса; 3.1.1.7.Система должна позволять производить обновление счетчиков регистрационных номеров. Система должна обновлять сквозной порядковый номер документа в регистрационном номере; 3.1.1.8.Система должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей. Система должна позволять создавать и использовать неограниченное количество шаблонов почтовых сообщений и предоставлять возможность настройки текста уведомлений; 3.1.1.9.Система должна производить автоматическое протоколирование событий, касающихся создания, изменения, открытия документов, а так же отправки уведомлений. Протоколирование должно осуществляться как при ручном, так и при автоматическом изменении учетных карточек документов; 3.1.1.10.Система должна предоставлять возможность настраивать маршруты согласования документов и, в зависимости от типа документа, сотрудника, создавшего документ, или бизнес-процесса, выбирать необходимый маршрут согласования; 3.1.1.11.Система должна предоставлять возможность формирования произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в Системе; 3.1.1.12.Система должна отображать итоговые результаты согласования с учетом всех циклов согласования. Система должна предоставлять возможность просмотра результатов согласования любым участникам, имеющим доступ для просмотра; 3.1.1.13.Система должна иметь режим жесткого разграничения доступа к документам на право создания, чтения, редактирования; 3.1.1.14.Система должна предоставлять возможность добавлять резолюции к входящим и внутренним документам. Учетные карточки документов и резолюций в Системе должны отображаться в виде иерархического списка. Система должна позволять к карточкам резолюций прикреплять новые резолюции, тем самым формируя иерархию; 3.1.1.15.Система должна предоставлять возможность прикрепления и отслеживания исполнения заданий для следующих документов: входящие документы с резолюциями, внутренние документы с резолюциями, ОРД; 3.1.2.Требования к организационной структуре 3.1.2.1.Сведения о структуре компаний и сотрудниках должны обновляться или сверяться с кадровой системой Общества («1С:Зарплата и Управление Персоналом»); 3.1.2.2.Система должна предоставлять возможность создания, ведения и хранения всех участников бизнес-процесса документооборота в соответствии со своим типом; 3.1.2.3.Для объектов в организационной директории должна быть реализована возможность определять функциональные возможности объекта, функции над объектами и взаимоотношения между объектами (например, получение всех подразделений расположенных ниже по иерархии и т.д ). 3.1.3.Требования к документообороту входящих документов 3.1.3.1.Система должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации или другого юр. лица; 3.1.3.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки входящего документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер, корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа) и т. д. и при необходимости зарегистрировать; 3.1.3.3.Система должна позволять прикреплять резолюции к входящим документам. В карточку резолюции должно быть возможным внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения резолюции; 3.1.3.4.Система должна формировать и отправлять уведомления при направлении входящих документов Адресатам, при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений. 3.1.4.Требования к документообороту исходящих документов 3.1.4.1.Система должна позволять вести учет исходящей корреспонденции, отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания даты отправки письма; 3.1.4.2.Система должна позволять создавать учетную карточку исходящего документа, в которую можно занести такую информацию как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в электронном виде и т.д.; 3.1.4.3.Система должна обеспечивать согласование исходящего документа по выбранному маршруту. При желании Система должна отслеживать время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока согласования производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников; 3.1.4.4.Система должна обеспечивать регистрацию исходящих документов; 3.1.4.5.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию» и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений. 3.1.5.Требования к документообороту внутренних документов 3.1.5.1.Система должна позволять вести учет внутренней корреспонденции, предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри организации и адресованных сотрудникам организации. 3.1.5.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего документа, в которую можно занести следующую информацию: Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д. 3.1.5.3.Система должна обеспечивать согласование внутреннего документа по выбранному маршруту. Система должна обеспечивать возможность отслеживать время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников. 3.1.5.4.Система должна обеспечивать регистрацию внутренних документов. 3.1.5.5.Система должна позволять прикреплять резолюции к внутренним документам. В карточку резолюции должно быть возможным внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения резолюции. 3.1.5.6.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию», при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений. 3.1.6.Требования к документообороту организационно-распорядительных документов (ОРД) 3.1.6.1.Система должна позволять вести учет организационно-распорядительных документов - приказов и распоряжений, создаваемых внутри организации; 3.1.6.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки ОРД, состоящей из следующих полей: № документа, дата регистрации, заголовок, исполнители и т.д.; 3.1.6.3.Система должна обеспечивать согласование и подписание ОРД по выбранному маршруту (с возможностью отслеживания времени отведенного на согласование); 3.1.6.4.Система должна обеспечивать регистрацию нового ОРД и отмену старого ОРД; 3.1.6.5.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать ОРД с прикреплением ссылки на учетную карточку ОРД возможностью настройки текста и параметров уведомлений; 3.1.6.6.Система должна направлять новый зарегистрированный ОРД на ознакомление согласно списку рассылки. 3.1.7.Требования к документообороту договоров 3.1.7.1.Система должна позволять вести учет договоров и проектов договоров; 3.1.7.2.Система должна иметь возможность предлагать заготовки типовых договоров утвержденной формы, согласование которых проводится по сокращенному маршруту; 3.1.7.3.Система должна позволять направлять на согласование и снимать с согласования договор; 3.1.7.4.Система должна позволять регистрировать согласованный договор; 3.1.7.5.Система должна отправлять договоры в архив после истечения его срока; 3.1.7.6.Система должна к карточке договора прикреплять карточку дополнительного соглашения; 3.1.7.7.Система должна для договоров вести и хранить информацию по исполнению договоров. Данная информация должна содержаться в учетной карточке договора в отдельной закладке; 3.1.7.8.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, о снятии с согласования, о необходимости зарегистрировать договор с возможностью настройки текста и параметров уведомлений. 3.1.8.Требования к контролю исполнения заданий 3.1.8.1.Система должна позволять создавать/прикреплять карточки заданий к документам. Карточка задания должна содержать следующие поля: исполнители, текст задания, срок исполнения, и т.д.; 3.1.8.2.Система должна позволять ставить и снимать с контроля задания для исполнителей; 3.1.8.3.Система должна позволять делегировать права по исполнению задания другому должностному лицу; 3.1.8.4.Система должна позволять отказываться от исполнения задания с обязательным обоснованием причины; 3.1.8.5.Система должна позволять переносить срок исполнения заданию; 3.1.8.6.Система должна позволять направлять задание на проверку и на доработку; 3.1.8.7.Система должна позволять создавать отчеты по исполнению, как по каждому исполнителю, так и для всех вместе; 3.1.8.8.Система должна отслеживать срок исполнения и производить своевременную нотификацию пользователей. 3.2.Нефункциональные требования к Системе 3.2.1.Требования к регламентам и нормативной документации 3.2.1.1.Для регулирования деятельности сотрудников Общества в области делопроизводства и документооборота необходимо разработать соответствующие регламенты и нормативные документы. В рамках данных документов должны быть формализованы следующие бизнес-процессы: согласование документов; обработка входящей и исходящей корреспонденции; обработка распорядительных документов; исполнение поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработка договоров. 3.2.2.Требования к интеграции В Системе должна быть реализована интеграция со следующими приложениями: «1С:Зарплата и управление персоналом». Выгрузка организационной структуры, должностей; «1С:Управление производственным предприятием». Загрузка информации по хозяйственным договорам. 3.2.3.Требования к безопасности При проектировании СЭД необходимо учитывать следующие требования: протоколирование операций чтения и обновления документов; ограничение доступа к документам на основе принадлежности сотрудников к подразделению или назначенной роли или подразделения или роли замещаемого сотрудника; хранилище документов должно быть пригодно для инкрементального резервного копирования и восстановления на заданный момент времени; высокая доступность сервиса должна поддерживаться с помощью кластерных технологий. 3.2.4.Требования к гарантийному обслуживанию 3.2.4.1.Гарантия на все доработки Интегратора должна составлять не менее одного календарного года с момента принятия Системы в промышленную эксплуатацию; 3.2.4.2.Интегратор должен провести первичное обучение выделенных сотрудников Заказчика, и иметь свою собственную базу для последующего проведения обучения сотрудников Общества по мере необходимости; 3.2.4.3.Гарантийное обслуживание должно состоять из:
3.2.5.Требования к выполнению работ 3.2.5.1.За общие результаты работ по интеграции и выполнение необходимых доработок Системы несет ответственность Интегратор; 3.2.5.2.В рамках выполнения данного проекта должны быть реализованы следующие требования:
3.2.6.Требования к аппаратному и программному обеспечению 3.2.6.1.Серверная часть Системы должна корректно функционировать на платформе x86-64 под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2008; 3.2.6.2.В рамках выполнения данного проекта закупка лицензий на серверное программное обеспечение и базы данных Microsoft не требуется; 3.2.6.3.Клиентская часть системы должна поддерживать работу в «толстом» клиенте, «тонком» клиенте и браузере IE 7 или выше. 3.2.7.Требования к срокам реализации проекта Все работы должны быть сданы не позднее 01 апреля 2013 года. 3.2.8.Требования к Интегратору Интегратор должен:
3.2.9.Требования к коммерческому предложению Коммерческое предложение Интегратора должно состоять из следующих разделов:
СОГЛАСОВАНО: |
ещё >> |