Техническое задание на закупку услуг для внедрения модулей «Организационно-распорядительная документация» и«Учет хозяйственных договор»

УТВЕРЖДЕНО:
Президент

ЗАО «Группа компаний «Медси»

_______________Т.Е. Сергеева

Техническое задание на закупку услуг для внедрения модулей «Организационно-распорядительная документация» и «Учет хозяйственных договор» в системе электронного документооборота «1С:Документооборот» в ЗАО «Группа компаний «Медси»
Содержание

1

1.Введение 2

1.1.Назначение документа 3

1.2.Резюме 4

1.3.Определения и сокращения 5

2.Общее описание 6

2.1.Описание Системы 7

2.1.1.Цели и задачи Системы 8

2.1.2.Модули Системы 9

2.2.Функции программного продукта 10

2.3.Общие ограничения 11

3.Специфические требования 12

3.1.Функциональные требования к Системе 13

3.1.1.Общие требования 14

3.1.2.Требования к организационной структуре 31

3.1.3.Требования к документообороту входящих документов 35

3.1.4.Требования к документообороту исходящих документов 40

3.1.5.Требования к документообороту внутренних документов 46

3.1.6.Требования к документообороту организационно-распорядительных документов (ОРД) 53

3.1.7.Требования к документообороту договоров 60

3.1.8.Требования к контролю исполнения заданий 69

3.2.Нефункциональные требования к Системе 78

3.2.1.Требования к регламентам и нормативной документации 79

3.2.2.Требования к интеграции 81

3.2.3.Требования к безопасности 83

3.2.4.Требования к гарантийному обслуживанию 84

3.2.5.Требования к выполнению работ 88

3.2.6.Требования к аппаратному и программному обеспечению 92

3.2.7.Требования к срокам реализации проекта 96

3.2.8.Требования к Интегратору 97

3.2.9.Требования к коммерческому предложению 98

1.Введение

1.1.Назначение документа

Назначение настоящих Технических требований к «Системе электронного документооборота» ЗАО «Группа компаний «Медси», именуемой в дальнейшем Заказчик, состоит в описании требований к информационной системе.

В настоящих Технических требованиях отражено следующее:

Цели и задачи информационной системы;
Описание системы;
Область действия;
Функции информационной системы;
Функциональные требования к системе;
Ограничения к системе.

1.2.Резюме

Данный документ представляет собой Технические требования к «Системе электронного документооборота» ЗАО «Группа компаний «Медси». Указанные Технические требования содержат в себе информацию по следующим разделам:

Введение. Данный раздел содержит вводную информацию, касающуюся назначения документа, и обобщающую информацию о разделах документа.

Общее описание. В данном разделе ставится основная цель и задачи, решаемые Системой, освещаются базовые требования для реализации всего проекта, описывается информационная система и ее основные функции, дается характеристика пользователей и перечень основных ограничений к системе.
Специфические требования. Данный раздел посвящен описанию основных требований Заказчика к Системе. Структурно раздел состоит из следующих подразделов:

Функциональные требования. В данном подразделе раскрываются цель и задачи Системы в разрезе реализации электронного документооборота Компании.
Требования к внешнему интерфейсу. Подраздел включает в себя описание основных требований к действиям по вводу в эксплуатацию.

1.3.Определения и сокращения

Термин	Описание
Исполнитель	Компания, реализующая проект по созданию системы электронного документооборота
Общество	ЗАО «Группа компаний «Медси»
Система	Система электронного документооборота

2.Общее описание

2.1.Описание Системы

2.1.1.Цели и задачи Системы

Целью разработки и внедрения Системы является формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины в общем отделе по обработке входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений в ЗАО «Группа компаний «Медси» (далее Общество); формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины при согласовании и заключении хозяйственных договоров Общества; обеспечение возможности хранения и быстрого поиска электронных версий договоров; сокращение трудозатрат, ошибок пользователей при вводе информации о подразделениях, контрагентах, договорах в информационные системы.

Система должна решать следующие задачи:

Обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений Общества;

Обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде;

Обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов;

Хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, с функциями быстрого поиска по различным критериям;

Предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте;

Предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов;

Предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль;

Предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений.

Организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в рамках электронного архива с возможностью поиска по различным критериям;

Обеспечить обновление или сверку сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий;

Обеспечить интеграцию с учетными системами Общества в части использования общих справочников, обмена данными для целей документарного обеспечения бизнес-процессов;

Обеспечить безопасность и доступность сервиса.

2.1.2.Модули Системы

Система должна состоять из следующих модулей, классифицированных по видам обрабатываемых документов и бизнес-процессам:

«Организационная структура» (ОС) - описываются все типы участников бизнес-процессов и их отношения.

«Входящие документы» (ВхД) - прием, обработка, регистрация, распределение и хранение поступающей (входящей) корреспонденции.

«Исходящие документы» (ИсхД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, рассылка и дальнейшее хранение исходящей корреспонденции.

«Внутренние документы» (ВнД) - подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправка и хранение внутренних документов.

«ОРД» (ОРД) - подготовка, согласование, регистрация, хранение и отмена организационно-распорядительных документов.

«Договоры» (Д) - подготовка, согласование, регистрация, хранение договоров.

«Контроль исполнения» (КИ) – учет, контроль исполнения заданий и подготовка обзорно-аналитический материалов.

2.2.Функции программного продукта

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

Создание, редактирование, удаление регистрационных карточек документов в Системе;

Обработка и хранение электронных копий документов;

Ведение справочников шаблонов типовых документов;

Настройка маршрутов и участников согласования;

Согласование документов;

Делегирование прав (переназначение) и замещение сотрудников при работе с документами;

Формирование и контроль исполнения поручений;

Проведение анализа и формирование отчетов по исполнению поручений;

Обновление/сверка сведений о структуре компаний и их сотрудниках с кадровыми системами предприятий;

Настройка уведомлений (шаблонов почтовых сообщений, этапов, сроков);

Поиск документов по различным критериям;

Ведение справочников;

Мониторинг событий в Системе.

2.3.Общие ограничения

Исполнители по приказам и распоряжениям не работают в системе, получают сообщения о поручениях в электронном виде в виде электронных писем, отчитываются о выполнении также по электронной почте или в бумажном виде;
Обмен данными с учетной системой по движению денежных средств по договорам, платежным заявкам, сопроводительных документов.
Разработка и изменение существующего Регламента по заключению хозяйственных договоров в ЗАО «Группа компаний «Медси»
Организация информационного обмена между подразделениями.
Перед Системой Общества не ставится цель реализовать юридически значимый электронный документооборот.

3.Специфические требования

3.1.Функциональные требования к Системе

3.1.1.Общие требования

3.1.1.1.Система должна быть построена на основе Workflow-технологии и поддерживать следующий функционал:

моделирование бизнес-процессов;

видоизменение бизнес-процессов;

управление ролевым доступом;

версионность процессов;

контроль версионности документов (check in/check out);

настройка маршрутов согласования (как последовательного, так и параллельного);

уведомление пользователей о приближении или наступлении назначенных сроков;

статистика, мониторинг, аудит данных;

отчетность;

поиск информации по заданным критериям.

3.1.1.2.Система должна поддерживать кластерный режим на уровне бизнес-приложений, позволяющий Системе работать непрерывно и без потери данных в случае сбоя в работе основного сервера;

3.1.1.3.В Системе должен быть реализован электронный архив, позволяющий в автоматическом режиме помещать документы и связанные с ними копии первичных документов в текущую Систему. В рамках создания электронного архива необходимо решить следующие задачи:

категоризация документов в архиве и ведение номенклатуры дел;

автоматическое помещение делопроизводственных документов в архив после окончания их обработки;

создание передаточных описей;

фондирование документов;

протоколирование операций чтения;

контроль выдачи на руки и уничтожения;

поддержка версионности для документов.

3.1.1.4.Система должна предоставлять пользователю единый механизм поиска вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации;

3.1.1.5.В Системе должна быть возможность установки связи между входящими, исходящими и внутренними документами;

3.1.1.6.В Системе должен быть реализован механизм делегирования прав и замещения при работе с документами – возможность предоставления постоянного или временного доступа (для просмотра, согласования, редактирования - то есть все возможности сотрудника, который делегировал свои права) к документам для всех участников данного процесса;

3.1.1.7.Система должна позволять производить обновление счетчиков регистрационных номеров. Система должна обновлять сквозной порядковый номер документа в регистрационном номере;

3.1.1.8.Система должна обеспечивать автоматическое уведомление пользователей. Система должна позволять создавать и использовать неограниченное количество шаблонов почтовых сообщений и предоставлять возможность настройки текста уведомлений;

3.1.1.9.Система должна производить автоматическое протоколирование событий, касающихся создания, изменения, открытия документов, а так же отправки уведомлений. Протоколирование должно осуществляться как при ручном, так и при автоматическом изменении учетных карточек документов;

3.1.1.10.Система должна предоставлять возможность настраивать маршруты согласования документов и, в зависимости от типа документа, сотрудника, создавшего документ, или бизнес-процесса, выбирать необходимый маршрут согласования;

3.1.1.11.Система должна предоставлять возможность формирования произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в Системе;

3.1.1.12.Система должна отображать итоговые результаты согласования с учетом всех циклов согласования. Система должна предоставлять возможность просмотра результатов согласования любым участникам, имеющим доступ для просмотра;

3.1.1.13.Система должна иметь режим жесткого разграничения доступа к документам на право создания, чтения, редактирования;

3.1.1.14.Система должна предоставлять возможность добавлять резолюции к входящим и внутренним документам. Учетные карточки документов и резолюций в Системе должны отображаться в виде иерархического списка. Система должна позволять к карточкам резолюций прикреплять новые резолюции, тем самым формируя иерархию;

3.1.1.15.Система должна предоставлять возможность прикрепления и отслеживания исполнения заданий для следующих документов: входящие документы с резолюциями, внутренние документы с резолюциями, ОРД;

3.1.2.Требования к организационной структуре

3.1.2.1.Сведения о структуре компаний и сотрудниках должны обновляться или сверяться с кадровой системой Общества («1С:Зарплата и Управление Персоналом»);

3.1.2.2.Система должна предоставлять возможность создания, ведения и хранения всех участников бизнес-процесса документооборота в соответствии со своим типом;

3.1.2.3.Для объектов в организационной директории должна быть реализована возможность определять функциональные возможности объекта, функции над объектами и взаимоотношения между объектами (например, получение всех подразделений расположенных ниже по иерархии и т.д ).

3.1.3.Требования к документообороту входящих документов

3.1.3.1.Система должна позволять вести учет всей входящей корреспонденции, в том числе нерегистрируемой, поступившей из сторонней организации или другого юр. лица;

3.1.3.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки входящего документа, в которую можно внести дату документа и исходящий номер, корреспондента, адресатов, заголовок (краткое содержание документа) и т. д. и при необходимости зарегистрировать;

3.1.3.3.Система должна позволять прикреплять резолюции к входящим документам. В карточку резолюции должно быть возможным внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителей и срок исполнения резолюции;

3.1.3.4.Система должна формировать и отправлять уведомления при направлении входящих документов Адресатам, при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку входящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

3.1.4.Требования к документообороту исходящих документов

3.1.4.1.Система должна позволять вести учет исходящей корреспонденции, отправляемой в другие организации с возможностью отслеживания даты отправки письма;

3.1.4.2.Система должна позволять создавать учетную карточку исходящего документа, в которую можно занести такую информацию как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа в электронном виде и т.д.;

3.1.4.3.Система должна обеспечивать согласование исходящего документа по выбранному маршруту. При желании Система должна отслеживать время, отведенное на согласование, и в случае истечения срока согласования производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников;

3.1.4.4.Система должна обеспечивать регистрацию исходящих документов;

3.1.4.5.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать исходящий документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию» и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку исходящего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

3.1.5.Требования к документообороту внутренних документов

3.1.5.1.Система должна позволять вести учет внутренней корреспонденции, предназначенной для подготовки документов создаваемых внутри организации и адресованных сотрудникам организации.

3.1.5.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки внутреннего документа, в которую можно занести следующую информацию: Внутренний № документа, дата регистрации, адресат и т.д.

3.1.5.3.Система должна обеспечивать согласование внутреннего документа по выбранному маршруту. Система должна обеспечивать возможность отслеживать время, отведенное на согласование, и, в случае истечения срока согласования, производить автоматическую нотификацию не согласовавших участников.

3.1.5.4.Система должна обеспечивать регистрацию внутренних документов.

3.1.5.5.Система должна позволять прикреплять резолюции к внутренним документам. В карточку резолюции должно быть возможным внести имя автора резолюции, текст резолюции, исполнителя и срок исполнения резолюции.

3.1.5.6.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать внутренний документ, об успешном согласовании, об истечении срока согласования, о согласовании «по умолчанию», при напоминании Исполнителям о поступившей резолюции и т.д. с прикреплением ссылки на учетную карточку внутреннего документа и с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

3.1.6.Требования к документообороту организационно-распорядительных документов (ОРД)

3.1.6.1.Система должна позволять вести учет организационно-распорядительных документов - приказов и распоряжений, создаваемых внутри организации;

3.1.6.2.Система должна обеспечивать создание учетной карточки ОРД, состоящей из следующих полей: № документа, дата регистрации, заголовок, исполнители и т.д.;

3.1.6.3.Система должна обеспечивать согласование и подписание ОРД по выбранному маршруту (с возможностью отслеживания времени отведенного на согласование);

3.1.6.4.Система должна обеспечивать регистрацию нового ОРД и отмену старого ОРД;

3.1.6.5.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, зарегистрировать ОРД с прикреплением ссылки на учетную карточку ОРД возможностью настройки текста и параметров уведомлений;

3.1.6.6.Система должна направлять новый зарегистрированный ОРД на ознакомление согласно списку рассылки.

3.1.7.Требования к документообороту договоров

3.1.7.1.Система должна позволять вести учет договоров и проектов договоров;

3.1.7.2.Система должна иметь возможность предлагать заготовки типовых договоров утвержденной формы, согласование которых проводится по сокращенному маршруту;

3.1.7.3.Система должна позволять направлять на согласование и снимать с согласования договор;

3.1.7.4.Система должна позволять регистрировать согласованный договор;

3.1.7.5.Система должна отправлять договоры в архив после истечения его срока;

3.1.7.6.Система должна к карточке договора прикреплять карточку дополнительного соглашения;

3.1.7.7.Система должна для договоров вести и хранить информацию по исполнению договоров. Данная информация должна содержаться в учетной карточке договора в отдельной закладке;

3.1.7.8.Система должна формировать и отправлять уведомления о необходимости согласовать, доработать, о снятии с согласования, о необходимости зарегистрировать договор с возможностью настройки текста и параметров уведомлений.

3.1.8.Требования к контролю исполнения заданий

3.1.8.1.Система должна позволять создавать/прикреплять карточки заданий к документам. Карточка задания должна содержать следующие поля: исполнители, текст задания, срок исполнения, и т.д.;

3.1.8.2.Система должна позволять ставить и снимать с контроля задания для исполнителей;

3.1.8.3.Система должна позволять делегировать права по исполнению задания другому должностному лицу;

3.1.8.4.Система должна позволять отказываться от исполнения задания с обязательным обоснованием причины;

3.1.8.5.Система должна позволять переносить срок исполнения заданию;

3.1.8.6.Система должна позволять направлять задание на проверку и на доработку;

3.1.8.7.Система должна позволять создавать отчеты по исполнению, как по каждому исполнителю, так и для всех вместе;

3.1.8.8.Система должна отслеживать срок исполнения и производить своевременную нотификацию пользователей.

3.2.Нефункциональные требования к Системе

3.2.1.Требования к регламентам и нормативной документации

3.2.1.1.Для регулирования деятельности сотрудников Общества в области делопроизводства и документооборота необходимо разработать соответствующие регламенты и нормативные документы. В рамках данных документов должны быть формализованы следующие бизнес-процессы:

согласование документов;

обработка входящей и исходящей корреспонденции;

обработка распорядительных документов;

исполнение поручений и контроль исполнительской дисциплины;

обработка договоров.

3.2.2.Требования к интеграции

В Системе должна быть реализована интеграция со следующими приложениями:

«1С:Зарплата и управление персоналом». Выгрузка организационной структуры, должностей;

«1С:Управление производственным предприятием». Загрузка информации по хозяйственным договорам.

3.2.3.Требования к безопасности

При проектировании СЭД необходимо учитывать следующие требования:

протоколирование операций чтения и обновления документов;

ограничение доступа к документам на основе принадлежности сотрудников к подразделению или назначенной роли или подразделения или роли замещаемого сотрудника;

хранилище документов должно быть пригодно для инкрементального резервного копирования и восстановления на заданный момент времени;

высокая доступность сервиса должна поддерживаться с помощью кластерных технологий.

3.2.4.Требования к гарантийному обслуживанию

3.2.4.1.Гарантия на все доработки Интегратора должна составлять не менее одного календарного года с момента принятия Системы в промышленную эксплуатацию;

3.2.4.2.Интегратор должен провести первичное обучение выделенных сотрудников Заказчика, и иметь свою собственную базу для последующего проведения обучения сотрудников Общества по мере необходимости;

3.2.4.3.Гарантийное обслуживание должно состоять из:

удаленных консультаций сотрудников Общества Интегратором (по телефону, электронной почте, с приведением конкретных примеров разработки в Системе при необходимости);
выездов сотрудников Интегратора для решения проблем и консультирования «на месте».

3.2.5.Требования к выполнению работ

3.2.5.1.За общие результаты работ по интеграции и выполнение необходимых доработок Системы несет ответственность Интегратор;

3.2.5.2.В рамках выполнения данного проекта должны быть реализованы следующие требования:

Задача/Работа	Результат	Срок исполнения
Формирование инструмента для повышения контроля исполнительской дисциплины в отделе документооборота (далее ОДО) по обработке входящих/исходящих документов, приказов и распоряжений, назначенных и исполненных поручений Общества;	Все входящие, исходящие документы Общества, а также приказы и распоряжения Президента регистрируются и хранятся Системе в электронном виде; Сотрудники ОДО имеют возможность направлять поручения исполнителям в электронном виде в Системе, отслеживать статус назначенных распоряжений Президента; Сотрудники ОДО для контроля исполнительской дисциплины могут формировать реестр входящих/исходящих писем, приказов, распоряжений с возможностью использования различных отборов по заданным критериям. Исполнители имеют возможность получать по электронной почте уведомления о назначении им распоряжений Президента и об истечении срока исполнения; Сотрудники ОДО имеют возможность хранить в Системе электронные версии приказов и распоряжений Президента.	08.02.2012г
Формирование инструмента для контроля исполнительской дисциплины при согласовании и заключении хозяйственных договоров Общества, а также инструмента для возможности отслеживания статуса договора кураторами	Кураторы имеют возможность регистрировать в Системе хозяйственные договора и стартовать процесс согласования договоров; Сотрудники Департамент по договорной работе имеют возможность управлять статусами договоров; Согласующие лица могут устанавливать в системе свою резолюцию ("согласовано", "не согласовано"), отражать комментарии и замечания к договору; Сотрудники Департамента по договорной работе имеют возможность отслеживать порядок прохождения и сроки согласования договоров в системе; Сотрудники Департамента по договорной работе и кураторы имеют возможность получать различную выборку по договорам по заданному критерию (в частности, реестр договоров с истекающим сроком действия, список заключенных договоров и др.); Кураторы имеют возможность хранить в Системе электронные версии хозяйственных договоров.	01.04.2012г
Обеспечение интеграции с системами бухгалтерского и кадрового учета	В Системе настроены механизмы обмена информацией с системой «1С:УПП» (выгружаются справочные данные по контрагентам и договорам), с системой «1С:ЗУП» (загружаются справочные данные по подразделениям организации).	01.04.2012г

3.2.6.Требования к аппаратному и программному обеспечению

3.2.6.1.Серверная часть Системы должна корректно функционировать на платформе x86-64 под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2008;

3.2.6.2.В рамках выполнения данного проекта закупка лицензий на серверное программное обеспечение и базы данных Microsoft не требуется;

3.2.6.3.Клиентская часть системы должна поддерживать работу в «толстом» клиенте, «тонком» клиенте и браузере IE 7 или выше.

3.2.7.Требования к срокам реализации проекта

Все работы должны быть сданы не позднее 01 апреля 2013 года.

3.2.8.Требования к Интегратору

Интегратор должен:

иметь подтвержденный опыт успешного внедрения и технической поддержки систем электронного документооборота с количеством автоматизированных рабочих мест более 40;
иметь в своем штате квалифицированных разработчиков и консультантов по системам электронного документооборота;
Иметь опыт интеграции систем электронного документооборота с системами «1С: Предприятие 8».

3.2.9.Требования к коммерческому предложению

Коммерческое предложение Интегратора должно состоять из следующих разделов:

Опыт по внедрению аналогичных продуктов на рынке;
Состав проектной команды со стороны Исполнителя;
Календарный план работ с достигаемыми результатами и стоимостью;
Расчет стоимости работ, расчет стоимости лицензий на программное обеспечение (закупка оборудования осуществляется по отдельному конкурсу и не входит в данное Техническое Задание);
Стоимость календарного года по обслуживанию Системы после принятия промышленную эксплуатацию.

СОГЛАСОВАНО: