Решение ключевых проблем при выборе и внедрении программного продукта для автоматизации системы бюджетирования в торговом бизнесе - davaiknam.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Руководство администратора по установке программно-аппаратного комплекса... 1 110.56kb.
Проектирование системы управления 17 1605.54kb.
Инструкция по применению, а также дополнительная информация. 1 216.15kb.
Решение рутинных проблем для садоводов Фото №1. Универсальный блок... 1 51.98kb.
4 оценка экономической эффективности автоматизированного рабочего... 1 94.23kb.
Решение этой задачи требует разработки программного комплекса, представляющего... 6 605.36kb.
Решение задач Природа человеческих знаний Экспертные системы 1 258.08kb.
«Вставка объектов в презентацию» 1 96.97kb.
«Вставка объектов в презентацию» 1 63.81kb.
На продажу Программного продукта «Shopping Complex gold999a hawk... 1 110.17kb.
Установка программного обеспечения 1 88.11kb.
Методические рекомендации по порядку организации работ по созданию 1 97.58kb.
Направления изучения представлений о справедливости 1 202.17kb.

Решение ключевых проблем при выборе и внедрении программного продукта для автоматизации - страница №1/1


Электронное научное издание «Труды МГТА: электронный журнал»

Николаев Виталий Александрович,

аспирант МГТА

E-mail: managervit@mail.ru
Решение ключевых проблем при выборе и внедрении программного продукта для автоматизации системы бюджетирования в торговом бизнесе

В статье рассмотрены проблемы, возникающие при выборе и внедрении программного продукта для автоматизации бюджетирования в торговом бизнесе, и предложены способы их решения.

Ключевые слова: автоматизация бюджетирования на торговых предприятиях, программный продукт и обеспечение бюджетирования в торговом бизнесе.

Качество и эффективность бюджетирования на предприятиях осуществляющих свою деятельность в сфере торгового бизнеса зависит от внедрения и использования соответствующих информационных технологий и специализированного программного обеспечения.

Автоматизация системы бюджетирования (АСБ) на коммерческом предприятии позволяет создать единое информационное пространство, функционируя в котором торговый бизнес имеет оперативную достоверную информацию и возможность принятия своевременных финансовых решений.

При внедрении системы автоматизации внутрифирменного управления важным вопросом является решение о разделении различных подсистем автоматизации или, наоборот, централизации – внедрении комплексного решения. Современные тенденции развития экономических систем и мировой опыт показывают, что не может существовать единого подхода к решению этой проблемы. У предприятия должна быть свобода выбора одного из этих подходов или их сочетания [1, С. 268].

Цель системы бюджетирования заключается в создании качественного информационного потока, необходимого для эффективного оперативного управления ресурсами коммерческих предприятий.

По мнению руководителей компании «Интеллект-Сервис», продуманная организация торгово-складского учета, позволяющая полностью контролировать все товарные и финансовый потоки, становится одним из решающих факторов выживания торгового предприятия в кризисный период. Более того, эффективное управление торговой компанией в современных условиях невозможно без применения специальной программной системы [2, С. 45].

Использование программного продукта для автоматизации бюджетирования на торговом предприятии может включать следующие этапы, которые представлены на рис. 1.

Рис. 1. Схема этапов внедрения программного продукта для автоматизации бюджетирования на торговом предприятии

Выбор АСБ зависит от множества факторов, и в первую очередь – от «скрытой» функциональности этой системы, ее стоимости и трудозатрат по внедрению. Оценить преимущества того или иного программного продукта сложно, это связано, как правило, с жесткой маркетинговой компанией и как следствие информативность предлагаемых продуктов невысока. В большинстве случаев, решающий упор делается на стоимость программного обеспечения, что характерно для российских разработчиков, а также на перечисление наименований предприятий, где система уже внедрена. В этих случаях отсутствует возможность получить информацию о «скрытой» функциональности данной системы.

Возможность адаптации – важный момент при установке программного обеспечения в организации. Внедрение АСБ на торговом предприятии сокращает временной интервал и людские затраты на выполнение громоздких операций, и при этом всем, возможно сохранение ранее наработанных методов планирования. В связи с этим, программное сопровождение системы бюджетного планирования должно обладать возможностями ее 100%-ой настройки на принятую схему планирования, а не наоборот, и позволять менеджменту предприятия использовать заложенные в систему алгоритмы расчетов или самому определять собственные.

Основное свойство АСБ – эволюционность ее внедрения, т.е. поставщик, не проведя анализ текущей схемы финансового планирования на торговом предприятии, предлагает внедрить принципиально новую модель бюджетирования – это признак того, что в будущем данное предприятие, возможно, столкнется с проблемой развития такой системы.

При выборе автоматизированной системы внутрифирменного управления, как правило, назначается ответственное лицо на предприятии (специалист в данной области), которому необходимо определить параметры существующих на рынке решений в области программного обеспечения бюджетного планирования для сопоставления наличия тех или иных характеристик (функциональных и технических). По мнению автора, принимавшего участие при выборе и внедрении автоматизированной системы бюджетного планирования (бюджетирования) на торговом предприятии ООО «Йота Ритейл», важно уделять пристальное внимание тому, чтобы АСБ удовлетворяла как минимум следующим функциональным характеристикам, которые отражены в табл. 1.



Табл. 1. Функциональные характеристики автоматизированной системы бюджетирования на торговом предприятии



Функциональные характеристики

Необходимо обратить внимание на

1

Использование иерархически организованных измерений бюджета (статьи, бизнес-центры, финансовые инструменты, продукты и услуги, срочность ресурсов, сегменты рынка и др.)

• Имеется ли возможность представить измерения в табличной и древовидной форме?

• Как предполагается актуализировать элементы измерений?

• Как внесение изменений в автоматизированную систему управления бюджетированием повлияет на измерения бюджета?

• Возможно ли установить связи между различными измерениями и исключить при планировании заранее нелогичные пересечения измерений?



2

Контроль непротиворечивости на этапе ввода данных в автоматизированную систему бюджетирования

• Проверка соответствия вводимых данных структуре и связям заданных измерений бюджета.

• Проверка соответствия вводимых данных целевым показателям (лимитирование статей).

• Проверка цикличности расчетов.


3

Получение массива плановых данных одной операцией

• Современные информационные технологии позволяют определять правила, по которым одной операцией (действием) можно сформировать массив плановых данных на основе заданной структуры одного из измерений. Это позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод и расчет однотипных данных.

4

Поддержка и контроль регламента обмена бюджетными данными

• Во многих системах, включая дорогостоящие зарубежные, отслеживание регламента и само понятие регламент взаимодействия отдается на откуп пользователя. Это означает, что данная система не имеет эффективных средств автоматизации, для того, чтобы облегчить и упорядочить процедуры согласования и утверждения бюджетных данных отдельных пользователей и бюджетов структурных подразделений.

5

Формирование комплекта бюджетных отчетов

• Наличие типовых бюджетных отчетов (Balance, P&L, Cash Flow).

• Возможности динамической группировки и детализации статей в отчетах (Drill up, Drill down).

• Возможности представления отчетов в виде структурированных кросс-таблиц (измерения бюджета могут находиться как в строках, так и в столбцах).

• Технология и скорость обновления данных в отчетах.

• Достаточность графических средств.

• Возможности интеграции с MS Office и специализированным программным обеспечением построения аналитических отчетов (Business Objects, Crystal Reports и др.).



6

Средства контроля исполнения бюджета

• Частота, с которой осуществляется контроль исполнения бюджета.

• Математический аппарат для анализа отклонений.



7

Поддержка процессно-ориентированного бюджетирования

• Наличие возможности заложить в модель бюджета последовательность алгоритмов распределения/перераспределения бюджетных данных по видам деятельности и группам торгового предприятия.

Здесь приведены лишь основные функциональные характеристики, на которые целесообразно ориентироваться при выборе АСБ на торговом предприятии.

Крайне важным представляется решение проблемы открытости АСБ, т.е. возможности объединения (слияния) с имеющимися на предприятии автоматизированными системами. Программное обеспечение бюджетного планирования в торговой сфере должно иметь гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем организации и фиксировать лимиты по статьям, нормативам и другим важным показателям и, как следствие, информировать о соответствующих предупреждениях. Важным критерием при взаимодействии автоматизированных учетных систем и системы бюджетного планирования в организации является методика обновления бюджетных справочников, где суть обновления заключается в хронологическом учете всех изменений (добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.). «Открытость» АСБ имеет свои границы. Поэтому на основе выбора программного обеспечения бюджетирования зависит уровень материальных и временных затрат, а также степень участия в данном процессе менеджмента предприятия (специалистов в данной области).

Автор считает, что не стоит забывать о проблемах скрытой стоимости программного продукта для автоматизации бюджетного планирования на торговом предприятии, которые заключаются в том, что покупка лицензии – это только первая ступень в данном направлении. Ведь совокупная стоимость включает в себя также стоимость внедрения и технической поддержки этой системы. Поэтому необходимо быть в курсе стоимостных параметров (табл. 2), которые характерны как для отечественных, так и для зарубежных автоматизированных систем внутрифирменного бюджетирования.

Табл. 2. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования




Характеристики

Необходимо обратить внимание на

1

Стоимость лицензий

• В Договоре необходимо уточнить спецификацию ПО, точно определить какие программные продукты будут поставлены разработчиком. Это позволит исключить ситуацию, когда необходимая функциональность единой системы бюджетирования, будет обеспечиваться множеством программных продуктов данного разработчика, каждый из которых обладает избыточной или недостаточной функциональностью.

• Для лицензий на ПО, поставляемое из-за рубежа желательно знать актуальное таможенное законодательство, а также уточнить кто несет затраты по уплате таможенных пошлин.



2

Стоимость дополнительного программного обеспечения

• Зачастую базовая конфигурация без дополнительных модулей не отвечает всем функциональным и техническим требованиям. Лучше узнать об этом до покупки лицензий на ПО.

• В случае использования в качестве базы данных ПО сторонних разработчиков необходимо уточнить наличие в банке лицензий на такое ПО и оценить его стоимость.



3

Стоимость услуг по внедрению

• Услуги фирмы-поставщика, как правило, дешевле, чем услуги консультантов, например, из первой пятерки.

• Основной критерий выбора того, кто осуществляет внедрение это уровень знаний консультантов сторонней организации по линии данного программного продукта, специалистов фирмы-поставщика по специфике управления финансами в банке и, наконец, собственных специалистов.

• Можно минимизировать расходы на внедрение, если высокая квалификация собственных специалистов позволяет ограничиться обучением их навыкам работы с данной системой.


4

Техническая поддержка

• Кто оказывает техническую поддержку поставщик или разработчик ПО, в случае если речь идет о зарубежной системе (предпочтительна поддержка из России, как правило, она осуществляется более оперативно).

• Каким образом происходит обновление ПО, исправление ошибок: с сайта, по e-mail, личный выезд к клиенту.



5

Срок поставки

• Срок официальной поставки лицензий на зарубежное ПО может отличаться от заявленных нескольких дней.

6

Срок внедрения

• Необходимо предусмотреть время на обучение сотрудников, непосредственно на внедрение и проверку функций и характеристик системы.

• Общий срок внедрения не должен превышать 6 месяцев.


Стоимость и сроки внедрения программного сопровождения бюджетирования зависят в основном от сложности процесса составления и утверждения бюджетов. Средняя продолжительность внедрения АСБ составляет 4 – 6 месяцев, а все понесенные затраты на установление программного обеспечения зависят от стоимости самой системы и услуг специалистов и консультантов (своих или сторонних).

Итак, внедрение программного обеспечения для автоматизации бюджетирования на торговом предприятии можно считать успешным, если:

- процесс внедрения осуществлен в запланированные сроки;

- обнаружены существенные ошибки в бюджете предприятия, еще до внедрения программного обеспечения;

- система отвечает всем требованиям, заложенным в начале внедрения;

- составлен комплект документации для дальнейшего использования АСБ с минимальной зависимостью от конкретных исполнителей.

Литература

1. Бородулин А.Н., Заложнев А.Ю., Шуремов Е.Л. Внутрифирменное управление, учет и информационные технологии. – М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2006. – 340 с.

2. Сергеев В.И., Григорьев М.Н., Уваров С.А. Логистика: Информацион-ные системы и технологии. – М.: Альфа-Пресс, 2008. – 608 с.

3. Иванов Г.Г. Экономика торгового предприятия. – М.: Академия, 2010. – 320 с.



Николаев В.А. Решение ключевых проблем при выборе и внедрении программного продукта для автоматизации системы бюджетирования в торговом бизнесе





Существует немного профессий, в которых необходимы пенис либо вагина. Все остальные профессии должны быть открыты для всех. Флоринс Кеннеди
ещё >>