Регламент электронного документооборота Примерный Регламент электронного документооборота

Система Управления Корпоративными Документами и Бизнес-процессами PayDox

Регламент электронного документооборота

Примерный Регламент

электронного документооборота

с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox

Paybot LLC
Оглавление

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 3

3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ 6

4. ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ 6

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ 6

6. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 6

6.1. Методы поиска документов 6

6.2. Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим 6

6.3. Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников 7

6.4. Часто используемые списки документов 7

6.5. Быстрый поиск по контексту 8

6.6. Вызов справочников для задания параметров поиска 8

6.7. Поиск в комментариях и контактах 8

6.8. Полнотекстовый поиск по файлам документов 9

6.9. Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы 9

7. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА 9

7.1. Общие сведения 9

7.1. Действия с карточкой документа 9

8. ЗАГРУЗКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ 11

9. ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD 11

10. УВЕДОМЛЕНИЯ И РАССЫЛКИ ПО E-MAIL 11

11. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 12

12. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14

13. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 15

14. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ 16

15. КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ 16

16. ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА 16

17. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ 18

18. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 18

19. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 20

18.1. Справочник «Номенклатура Дел» 20

19.1. Действия с Описями Дел 20

19.2. Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело. 21

20. ОТЧЕТЫ 21

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox (далее - Система).

Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

При подготовке Регламента использовались:

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)
ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств

Система – Корпоративная Система Управления Документами PayDox.

Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов
Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.
Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.
Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия
Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Требованием технологии электронного документооборота является необходимость обеспечения уникальности индекса документа. Уникальность индекса документа означает его неповторяемость в системе электронного документооборота. Для обеспечения уникальности индексов документов на предприятии необходимо принять соответстующую систему индексации документов, гарантирующую уникальность индексов документов даже при децентрализованной (распределенной) системе регистрации документов в подразделениях предприятия.

Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где

XX – код подразделения, например OK – отдел кадров,

ZZ – код категории документа, например СЧ для счетов,

YY – год, например, 04,

MM – месяц, например, 09,

DD – день, например, 25,

NN – порядковый номер документа за день, например 12,

т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12

Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, за-водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox.

следующая страница >>