Похожие работы
|
Регламент электронного документооборота Примерный Регламент электронного документооборота - страница №1/6
![]() Система Управления Корпоративными Документами и Бизнес-процессами PayDox Регламент электронного документооборота
![]() Примерный Регламентэлектронного документооборотас использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox Paybot LLC Оглавление 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 3 3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ 6 4. ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ 6 5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ 6 6. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 6 6.1. Методы поиска документов 6 6.2. Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим 6 6.3. Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников 7 6.4. Часто используемые списки документов 7 6.5. Быстрый поиск по контексту 8 6.6. Вызов справочников для задания параметров поиска 8 6.7. Поиск в комментариях и контактах 8 6.8. Полнотекстовый поиск по файлам документов 9 6.9. Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы 9 7. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА 9 7.1. Общие сведения 9 7.1. Действия с карточкой документа 9
18.1. Справочник «Номенклатура Дел» 20 19.1. Действия с Описями Дел 20 19.2. Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело. 21 20. ОТЧЕТЫ 21 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯДанный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox (далее - Система). Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы. При подготовке Регламента использовались:
2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯЭлектронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств Система – Корпоративная Система Управления Документами PayDox. Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа. Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической ![]() Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа. Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав. Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа. ![]() Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа. ![]() Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа. ![]() Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ. ![]() Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа. ![]() Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п. ![]() Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий. Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа. Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа. ![]() Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации ![]() Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где XX – код подразделения, например OK – отдел кадров, ZZ – код категории документа, например СЧ для счетов, YY – год, например, 04, MM – месяц, например, 09, DD – день, например, 25, NN – порядковый номер документа за день, например 12, т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12 Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, за-водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox. следующая страница >> |
ещё >> |