Изучение и анализ возможностей хранения информации и организации документооборота - davaiknam.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Об одном подходе к обеспечению защиты информации в системах электронного... 1 209.52kb.
Методика и средства работы с системами электронного документооборота... 1 64.8kb.
Информация о материальном мире. Сигналы и данные. Данные и методы. 1 29.99kb.
Основы информатики 1 100.51kb.
Состав и работа компьютерной системы 1 71.31kb.
«Обработка графической информации» 1 7.47kb.
Особенности хранения и шифрования данных 1 30.74kb.
Фмфии кафедра Информатики Специальность «Менеджмент организации»... 1 22.86kb.
История возникновения информационных ресурсов общества. Способы хранения... 1 44.14kb.
Географические информационные системы Лекция 4 1 188.1kb.
Регламент электронного документооборота Примерный Регламент электронного... 6 381.07kb.
Уроки 28 45. «Математика самый короткий путь к самостоятельному мышлению» 1 53.98kb.
Направления изучения представлений о справедливости 1 202.17kb.

Изучение и анализ возможностей хранения информации и организации документооборота - страница №1/1

Аналитическая записка

Изучение и анализ возможностей хранения информации и организации документооборота


Цель проведенного анализа – повышение безопасности и эффективности деятельности системы ДО. Проанализировав все этапы организации и ведения процесса обучения с использованием дистанционных технологий в ОУ, можно определить следующие группы документов, необходимых для организации деятельности системы ДО в общеобразовательных учреждениях:

  • документы, регламентирующие отношения ОУ и родителей, в том числе медицинские справки, представляемые родителями в ОУ, договор между родителями и ОУ, регулирующий организационные и технические аспекты обучения ребенка с использованием дистанционных технологий;

  • документы, регламентирующие организацию учебной деятельности и сопровождения, в том числе индивидуальные учебные планы, графики, приказы о распределении нагрузки и закреплении за обучающимися педагогов, кураторов и специалистов службы сопровождения;

  • документы, фиксирующие собственно учебный процесс, в том числе перечень учебных материалов с аннотациями, учебные курсы, учебно-тематическое планирование педагогов, журналы занятий, материалы текущего контроля знаний обучающихся (тексты заданий, варианты их выполнения учащимися, комментарии педагогов), статистика посещения сайта;

  • документы, отражающие контроль и анализ результатов учебной деятельности, в том числе график промежуточного и итогового контроля, ведомости, отражающие результаты контроля, аналитические справки;

  • документы, отражающие деятельность службы сопровождения, в том числе протоколы заседаний психолого-медико-педагогического консилиума с рекомендациями по обучению и сопровождению отдельных учащихся, журнал консультаций для учащихся, родителей и педагогов, психолого-валеологические рекомендации для родителей.

Сформированный перечень документов зафиксирован в Положении о структурном подразделении ДО в образовательном учреждении и в описании двух вариантов структурной модели организации обучения с использованием дистанционных технологий. Все документы перечня проанализированы с точки зрения степени конфиденциальности, целесообразности форматов хранения («бумажный» или электронный), а также размещения – для электронных версий (в базе данных, на сайте).


Таблица 1.

Формат хранения и возможности доступа к документам




Документ

Доступ

Формат хранения

Документы, регламентирующие отношения ОУ и родителей



Медицинские справки

Конфиденциальная информация; руководитель подразделения ДО, специалист службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Договоры между родителями и ОУ

Руководитель подразделения ДО

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Документы, регламентирующие организацию учебной деятельности и сопровождения



Индивидуальные учебные планы обучающихся

Руководитель подразделения ДО, педагог-куратор, учителя, специалисты сопровождения, согласуются с родителями и утверждаются руководителем структурного подразделения ДО

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Учебные графики (сроки изучения курсов)

Руководитель подразделения ДО, педагог-куратор, учителя, специалисты сопровождения, согласуются с родителями и утверждаются руководителем структурного подразделения ДО

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Приказы о распределении нагрузки и закреплении за учащимися педагогов, кураторов, специалистов службы сопровождения

Руководитель подразделения ДО, педагог-куратор, учителя, специалисты сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Документы, отражающие собственно учебный процесс



Перечень учебных материалов с аннотациями

Все участники образовательного процесса

Электронный – на сайте ДО

Учебные курсы и иные учебные материалы педагогов

Все участники образовательного процесса

Электронный – на сайте ДО

Учебно-тематическое планирование педагогов

Руководитель подразделения ДО, специалисты службы сопровождения

Бумажный и электронный – на сайте ДО

Расписание занятий обучающихся и учителей

Все участники образовательного процесса

Электронный – на сайте ДО

Материалы текущего контроля знаний обучающихся (тексты заданий, варианты их выполнения учащимися, комментарии педагогов)

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги

Электронный – на сайте ДО

Статистика посещения сайта

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги

Электронный – на сайте ДО

Документы, отражающие контроль и анализ результатов учебной деятельности



График (общешкольный) промежуточного и итогового контроля

Все участники образовательного процесса

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Ведомости, отражающие результаты контроля

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Аналитические справки

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Документы, отражающие деятельность службы сопровождения



Протоколы заседаний психолого-медико-педагогического консилиума с рекомендациями по обучению и сопровождению отдельных учащихся

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги, специалисты службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Журнал консультаций для учащихся, родителей и педагогов

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги, специалисты службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Психолого-валеологические рекомендации для родителей

Руководитель подразделения ДО, обучающийся, его родители, педагоги, специалисты службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Некоторые документы, такие как личные дела обучающихся, алфавитные книги, не рассматриваются в перечне, поскольку учащиеся, проходящие обучение с использованием дистанционных технологий, рассматриваются в составе общего контингента ОУ, следовательно, их личные дела хранятся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению и хранению личных дел учащихся, записи в алфавитных книгах также не отличаются от стандартных. Сведения о переводе таких учащихся из класса в класс фиксируются в классных журналах – в соответствии с тем, к какому классу прикреплен тот или иной учащийся. Данные передает классному руководителю закрепленный за обучающимся куратор (в некоторых случаях сам классный руководитель может таким куратором являться).


На основании этих материалов проработана схема документооборота, учитывающая особенности организации обучения с использованием дистанционных технологий.
Таблица 2.

Этапы организации образовательного процесса и их фиксация в системе документооборота




Этап (содержание деятельности)

Участники

Документы

Знакомство с возможностями ДО: родители обращаются в ОУ с целью выяснения возможностей и условий обучения ребенка с использованием дистанционных технологий.

Родители, директор ОУ, его заместитель, курирующий вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководитель структурного подразделения ДО в ОУ, специалисты службы сопровождения, классный руководитель.

Положение об организации обучения с использованием дистанционных технологий, договор с родителями, памятки, разработанные в ОУ.
Итог: заявление родителей.

Обращение родителей по вопросу об организации обучения с использованием дистанционных технологий

Родители, заместитель директора, курирующий вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководитель структурного подразделения ДО ОУ, специалисты службы сопровождения.

Заявление родителей, в случае, если ребенок находится на надомном обучении, – справка, подтверждающая обучение на дому, справка, подтверждающая, что ребенку не противопоказано обучение с использованием компьютера. При наличии возможностей и необходимых документов с родителями заключается договор об организации обучения с использованием дистанционных технологий.
Итог: договор с родителями, приказ директора ОУ о зачислении ребенка на обучение с использованием дистанционных технологий.

Планирование образовательного процесса. Формирование индивидуального учебного плана учащегося и графика обучения, подбор учителей, согласование ИУП с родителями

Заместитель директора, курирующий вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководитель структурного подразделения ДО ОУ, специалисты службы сопровождения.

Учебный план ОУ, журналы обучения.
Итог: индивидуальный учебный план, согласованный с родителями и утвержденный директором ОУ (руководителем Центра ДО в ОУ), приказ директора ОУ о назначении учителей.

Организация образовательного процесса. Диагностика уровня обученности учащегося и его индивидуальных особенностей с целью определения курсов обучения и выработки рекомендаций по обучению. Знакомство родителей с психолого-валеологическими рекомендациями по обучению с использованием компьютера.

Заместитель директора, курирующий вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководитель структурного подразделения ДО в ОУ, специалисты службы сопровождения, учителя-предметники.

Результаты диагностики обученности, информация службы сопровождения об индивидуальных особенностях обучающегося, общие психолого-валеологические рекомендации.
Итог: тематическое планирование педагогов, утвержденное заместителем директора, курирующим вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководителем структурного подразделения ДО в ОУ, индивидуальные рекомендации по обучению учащегося, подписанные родителями психолого-валеологические рекомендации.

Ведение образовательного процесса. Проведение занятий, осуществление текущего, промежуточного и итогового контроля.

Заместитель директора, курирующий вопросы обучения с использованием дистанционных технологий и / или руководитель структурного подразделения ДО в ОУ, специалисты службы сопровождения, учителя-предметники.

Ведение занятий с фиксацией в журналах. Выполнение заданий текущего контроля с фиксацией электронных вариантов, планирование промежуточного контроля, данные результатов промежуточного контроля.
Итог: журналы обучения с отметками о выполнении программы и результатами контроля.

Графически эта схема может быть представлена следующим образом (см. рисунок 1).



Рис. 1. Схема документооборота


Кроме того, разработана структура базы данных для документации системы ДО.

Основными объектами образовательного процесса, информация о которых заносится в базу данных, являются являются:



  • ученики;

  • учителя;

  • специалисты службы сопровождения.

Для отображения и хранения необходимой информации по всем участникам образовательного процесса целесообразно создать базу данных. Основной этой базы может быть совокупность следующих таблиц, описывающие как участников образовательного процесса, так и сам процесс:
1) Таблица «Учителя»


Имя поля

Тип

Код

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Дата поступления на работу

Дата/время

Образование

Числовой

Стаж до поступления на работу

Числовой

Разряд

Числовой

Паспорт

Текстовый

Фотография

Поле OLE

Совместитель

Логический

Примечания

Поле Мемо

1) Таблица «Специалисты службы сопровождения»




Имя поля

Тип

Код

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Дата поступления на работу

Дата/время

Образование

Числовой

Стаж до поступления на работу

Числовой

Разряд

Числовой

Паспорт

Текстовый

Фотография

Поле OLE

Совместитель

Логический

Примечания

Поле Мемо



3)Таблица «Ученики»


Имя поля

Тип

Код ученика

Счетчик

Фамилия уч-ся

Текстовый

Имя уч-ся

Текстовый

Отчество уч-ся

Текстовый

Дата рождения уч-ся

Дата/время

Домашний адрес ученика

Текстовый

Фамилия одного из родителей

Текстовый

Имя родителя

Текстовый

Отчество родителя

Текстовый

Телефон родителя

Текстовый

Номер класса

Текстовый

ДатаПриема

Дата/время

ДатаВыбытия

Дата/время

Медицинские данные

Текстовый


4)Таблица «Успеваемость»


Имя поля

Тип

Код успеваемости

Счетчик

Код ученика

Числовой

Предмет

Текстовый

Вид отчетности

Текстовый

Дата

Дата/время

Оценка

Числовой

Для повышения оперативности и безошибочности ввода данных в базу целесообразно предусмотреть справочные (вспомогательные) таблицы для ввода ряда полей, например, учебных предметов, класса и другие.




  1. Таблица «Учебный предмет»

Имя поля

Тип

Код предмета

Счетчик

Наименование предмета

Текстовый




  1. 6) Таблица «Класс»

Имя поля

Тип

Код класса

Счетчик

Класс

Текстовый

Точный состав и структура таблиц определяется на этапе проектирования базы данных.

Для обеспечения оперативности получения администрацией (руководителями) дистанционного обучения всей необходимой информации представляется целесообразным предусмотреть перевод всех документов из бумажной формы в электронную. Часть документов при этом может быть выполнена непосредственно в текстовом редакторе или редакторе электронных таблиц, другая часть документов может быть отсканирована. Полученные файлы могут быть в систематизированном виде (например, совокупности папок) сохранены на жестком диске. Для связи между записями базы данных и этими файлами в таблицах базы данных надо предусмотреть соответствующие поля для каждого из типов документов и использовать гиперссылку. При размещении файла документа в папке в базе данных формируется корректная гиперссылка на этот документ.

Как показал анализ организации дистанционного образовательного процесса, связи между документами и объектами процесса обучения можно представить следующей таблицей.

Таблица 3.

Связи между документами и объектами образовательного процесса




Документ

Ссылки из базы на объект

Формат хранения

Медицинские справки

Учащиеся

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Договоры между родителями и ОУ

Учащиеся

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Индивидуальные учебные планы обучающихся

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Учебные графики (сроки изучения курсов)

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

Приказы о распределении нагрузки и закреплении за учащимися педагогов, кураторов, специалистов службы сопровождения

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируются и хранятся также в электронном виде

График (общешкольный) промежуточного и итогового контроля

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Ведомости, отражающие результаты контроля

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Аналитические справки

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Протоколы заседаний психолого-медико-педагогического консилиума с рекомендациями по обучению и сопровождению отдельных учащихся

Учащиеся, специалисты службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Журнал консультаций для учащихся, родителей и педагогов

Учащиеся, специалисты службы сопровождения

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

Психолого-валеологические рекомендации для родителей

Учащиеся, учителя

Бумажный, в случае создания БД – сканируется и хранится также в электронном виде

С учетом необходимости ввода полей для гиперссылок таблицы «Учителя», «Специалисты службы сопровождения» и «Ученики» следует дополнить поля в соответствующих таблицах.


1) Таблица «Учителя»


Имя поля

Тип

Код

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Дата поступления на работу

Дата/время

Образование

Числовой

Стаж до поступления на работу

Числовой

Разряд

Числовой

Паспорт

Текстовый

Фотография

Поле OLE

Совместитель

Логический

Примечания

Поле Мемо

Индивидуальные учебные планы обучающихся

Гиперссыка

Учебные графики

Гиперссыка

……

Гиперссыка

1) Таблица «Специалисты службы сопровождения»




Имя поля

Тип

Код

Счетчик

Фамилия

Текстовый

Имя

Текстовый

Отчество

Текстовый

Дата рождения

Дата/время

Дата поступления на работу

Дата/время

Образование

Числовой

Стаж до поступления на работу

Числовой

Разряд

Числовой

Паспорт

Текстовый

Фотография

Поле OLE

Совместитель

Логический

Примечания

Поле Мемо

Протоколы заседаний ПМК

Гиперссыка

..

Гиперссыка



3)Таблица «Ученики»


Имя поля

Тип

Код ученика

Счетчик

Фамилия уч-ся

Текстовый

Имя уч-ся

Текстовый

Отчество уч-ся

Текстовый

Дата рождения уч-ся

Дата/время

Домашний адрес ученика

Текстовый

Фамилия одного из родителей

Текстовый

Имя родителя

Текстовый

Отчество родителя

Текстовый

Телефон родителя

Текстовый

Номер класса

Текстовый

ДатаПриема

Дата/время

ДатаВыбытия

Дата/время

Медицинские данные

Текстовый

Медицинские справки

Гиперссыка

Договор между родителями и ОУ

Гиперссыка

Индивидуальные учебные планы обучающихся

Гиперссыка

Учебные графики

Гиперссыка

……

Гиперссыка

Схема данных может быть представлена с помощью рисунка:



Рис. 2. Схема данных


При необходимости в таблицы базы данных могут быть добавлены новые поля, да и количество таблиц в базе может быть увеличено.




Сегодня — первый день твоей оставшейся жизни.
ещё >>